部门职能界定的原则
一旦公司确定了组织结构，就要设置部门，设置岗位，不论是宝塔式结构还是矩阵式结构都是如此。即我们通常讲的部门的“三定”：定岗、定编、定员。
那么这“三定”的具体标准到底是什么呢？在岗位设置上应如何进行规范呢？
职能界定的原则
在部门职能界定的规范管理中应遵循以下6个原则：
1．工作目标的一致性
所有部门的工作应该受到一致目标的统领，这样公司的合力才会更强，部门摩擦才会更少。
2．机构不重置不矛盾
岗位职责的设定应考虑不重复、不重叠、不冲突，否则一方面会导致资源浪费，另一方面在具体执行过程中还会导致管理和执行的冲突。
3．能共享信息、资源
这一点是矩阵式管理的最大特色，但是在宝塔式结构中要实现这一点就非常困难了。资源和信息共享既可以节省公司的资源消耗，还会形成横向、纵向的紧密合作关系。
4．分工协作加强服务
在统一的工作目标下，在机构和职能设置不重复、不矛盾的条件下，不同部门和岗位的分工协作是实现资源和信息共享的重要前提，也是项目工作得以展开的重要前提。
5．扁平化、慎设副职
矩阵结构组合的特点之一就是扁平化。扁平化有利于上下级沟通，有利于控制，但是也更加强调授权。设置副职是中国传统文化观念中对老员工照顾的观念所致，不设和慎设副职就在于避免这种不以效率为原则进行岗位设置的企业行为导向。
6．小“政府”大“社会”
总经理对组织结构设计具有一定的主导和决策权，但是在考虑各岗位职能分工的时候，不能够仅从领导的本位出发，而应该从所有职能部门的共同目标出发，这就是小“政府”大“社会”的内涵。
案例分析
1．质量管理部门职能
以下是一家大型国有企业的质量管理部门的职责。我们看看在这个大家都非常熟悉的、典型的部门职责设计中到底存在什么问题，是否符合上述几个原则。
在厂长和总工程师的领导下，贯彻执行党和国家的质量法规政策，负责全厂质量管理 、质量检验工作；
负责采购物料和成品的质量检验工作，确保物料及产品质量；
负责生产过程中半成品的检验监督检查工作，防止不合格品进入下道工序；
积极引进先进的质量标准并实施；
负责编制质量手册、程序文件及相关的质量文件；
组织质量体系审核的实施，确保质量体系运行有效；
组织相关部门对新产品进行质量鉴定，确保新产品的质量满足客户要求；
积极组织开展QC小组活动，提高全员的质量意识；
协助人事处做好职工的质量培训工作。
主要问题是：
Æ 怎么负责采购物料和成品的质量检验工作？如何确保物料及产品质量的管理？
Æ 如何负责、检验和监督生产过程中的半成品？
Æ 怎么防止不合格品出现？怎样做可视为积极？先进质量标准如何衡量？怎么实施？
Æ 满足顾客的什么要求？
Æ 做好职工的质量培训工作，什么才算达到好的要求？等等。
从中可以看到上述部门职责说明书全部是一些空话和废话，根本无法解决实际问题。像这样一类所谓的管理文件大量地充斥在我国的企业中，我们却司空见惯、熟视无睹。
2．人力资源部职能说明表
下面给大家展示一个设计比较科学的人力资源部门的职能表述。在下表中，有两点是非常有特色的：
与其他部门的公共指标
这部分清楚地对职能延伸的部门职责进行了说明，也就是我们在前面讲的，每个部门都不是孤立的，都有一些需要与其他部门共同完成的任务。
工作的形式
即应该用什么样的工具，用什么方法来完成你的工作，比如人力资源存量、利用季报统计资料、绩效考核季报和年报，员工满意度调查分析年报，人力资源分析年报，人力资源发展规划年报，这些都是非常具体的方法和工具。
比较上面的质量管理部门的职能说明表和这张人力资源部职能说明表，显然是后一种将该部门的职能叙述得更清楚，而且可操作性也较强。我们的企业就应该制定这样的部门职能说明书。
人力资源部职能说明表
部门名称
所属部门
基本目标：负责企业人力资源的开发建设，优化员工队伍素质，确立企业人力资源竞争力以支持企业经营目标的实现。
